S Naďou Kacera a Ankou Sabolovou z Levosphere som sa rozprávala o tom, že najčastejším problémom vo firmách je chaos. Ako z toho von? Jedine vďaka správne nastaveným biznis procesom. O čo konkrétne ide, nájdete v prvej časti rozhovoru: Ako na chaos vo firme, aby nepoložil váš biznis.
Prečítajte si aj pokračovanie nášho rozhovoru. Dozviete sa, ako prebieha mapovanie biznis procesov v praxi, a ako ho vnímajú majitelia či manažéri spoločnosti. Zamerali sme sa aj na marketing, pretože správne nastavené biznis procesy zabezpečia lepšie obchodno-marketingové výsledky.
Ako prebieha nastavenie procesov vo firme
8. Ako prebieha celý proces?
S klientom a jeho tímom si vyhradíme čas a do vývojových diagramov nakreslíme procesy postupne jeden po druhom. To, že každú činnosť dokážem jasne izolovať (poznáme kto to robí, ako to robí, prečo to robí, v čom/kde to robí, aký je výsledok), nám umožní zistiť, kde sú kritické miesta procesov (kde vznikajú chyby), a kde sú úzke miesta procesov (kde sa kopí práca).
Ďalej zisťujeme, či je činnosť efektívna. Či činnosť v procesoch musí byť vzhľadom na to, aký výsledok nám dáva. Na zistené problematické miesta a činnosti vždy stanovíme, aký akčný krok musíme urobiť. Vždy potrebujeme začať merať, koľko toho je, a či sa nám oplatí investovať čas a meniť to. Ak áno, vtedy hľadáme riešenia a stanovujeme si akčný krok k zmene. Zoznam akčných krokov klient dostane spolu s vývojovým diagramom. Následne sa s nimi pravidelne stretávam, aby som im pomohla zmeny úspešne implementovať.
9. V čom vnímaš najväčší zádrhel v celom procese?
Často si podnikatelia neuvedomujú, aké je dôležité mať takýto procesný prehľad a poznať, ako procesy vo firme prebiehajú. Nedocenia vplyv, ktorý zmena procesu môže mať na náklady, spokojnosť zákazníka aj výkonnosť a šťastie ľudí v práci. Preto mojou úlohou je najskôr poukázať na možné dopady a naučiť ich pozerať sa na ich podnikanie očami procesného riadenia.
10. Ako pristupujú majitelia/manažéri k implementácii? Nevnímajú to ako niečo, čo ich oberá o čas?
Často počujú prvý krát, že aj malá či stredná firma potrebuje procesné riadenie. No ja to spájam aj s ich vlastným pocitom slobody. Ukazujem im, že keď získajú tento prehľad, znovu nadobudnú slobodu, firmu dokážu riadiť efektívnejšie, v kratšom čase robiť zmysluplné rozhodnutia a ich tím bude v práci spokojnejší, lebo tiež pocítia tú zmysluplnosť.
Ďalší level je: Keď už sú procesy pod kontrolou a sú dostatočne flexibilné na zmeny, aj samotní zamestnanci môžu navrhovať a robiť zmeny, pretože najlepšie rozumejú tomu, čo sa dole deje. Ak to prepojíme s tým, že im budeme zdieľať informácie o cieľoch firmy, jej výsledkoch a stratégii, získame zamestnanca, ktorý bude mať komplexný pohľad na firmu. Tak jeho rozhodnutia či jednotlivé činnosti budú v súlade s cieľmi firmy.
Ak nefungujú procesy, nefunguje ani marketing a biznis
11. Akú rolu v celom procese hrá marketing?
Je veľmi dôležité mať jasno v tom, aká je vízia firmy a prečo to celé robíme. Že to nie je len spôsob zarábania peňazí, ale že tvoríme zmysluplnú hodnotu, ktorú zákazník potrebuje. Všetci sme veľmi orientovaní na zmysluplnosť v živote, akurát to v práci často popierame. Je veľký rozdiel, ak firma funguje ako celok a nie ako jednotlivé oddelenia, či vedenie a zamestnanci. A to sa dá jedine tak, že sa budú rozprávať o svojej vízii, cieľoch firmy a budú na ne nadväzovať v každodenných činnostiach. Budú si vyjasňovať, ak niečomu nerozumejú alebo im to nedáva zmysel.
12. Aké je tvoje prečo?
Ja verím, že SLOBODA nám umožňuje voľne sa rozhodovať a plniť si svoje sny. V Rozhýb Biznis veríme a vieme, že ak firmám pomôžeme “odbremeniť sa” a zjednodušíme ich fungovanie, pocítia slobodu naozaj rozhýbať ich biznis správnym smerom a tým aj potenciál celej spoločnosti.
13. Späť k marketingu, riešiš s firmami aj to, čo je ten správny smer, kam majú ísť a spôsob, ako sa tam dostať?
Nabádam ich k tomu, aby to bolo ich vlastné. Aby sa v tom cítili dobre, netlačili sa do niečoho, čo im nie je prirodzené. Ak v ich smerovaní nemám jasno, pýtam sa a vylaďujeme to. Ak komunikujú niečo iné ako majú napísané, takisto sa pýtam prečo. Takže áno, je to súčasťou mojej práce s klientom, lebo ja tomu musím rozumieť a vidieť konzistentnosť, aby som s nimi mohla rozhýbavať ich biznis tým správnym smerom.
Levosphere: Marketing je úzko prepojený s chodom celej spoločnosti. Naša skúsenosť je, že ak vo firme nefungujú procesy, tak ani realizácia v rámci marketingu a následne obchod veľmi nefunguje.
14. Máš konkrétnu skúsenosť, ako sa vďaka dobre nastaveným procesom dosahovali lepšie obchodno-marketingové výsledky?
Marketing a všetky zložky firmy sú úzko prepojené. Cez procesy sa všetko realizuje a dostáva sa do praxe. Takže ak chceme robiť zmeny v marketingu, musíme vedieť, ktorú časť procesov vo firme tým ovplyvníme a ako. Napríklad: Ak zákaznícka skúsenosť bude mať vždy inú kvalitu, pretože každý zamestnanec používa iný prístup, tak táto nekonzistentnosť bude mať negatívny vplyv na obchodno-marketingové výsledky a naopak. Čiže ak vieme, že niečo dobre funguje a prináša to výsledky, dáva zmysel tento proces smerovať tak, aby sa to opakovalo a ďalej vylepšovalo.
Levosphere: Jedným z nástrojov, ako dosahovať lepšie výsledky, je poprepájať ciele jednotlivých oddelení. Aká je tvoja skúsenosť z praxe?
15. Majú firmy poprepájané ciele? A dokážu vôbec správne stanovovať, vyhodnocovať a riadiť ciele?
Na to koľko sa o cieľoch hovorí, prax nie je až taká ružová. Často vo firme nie sú stanovené ani základné finančné ciele. Preto ak je to takto, ako prvé vo firme robíme tzv. Strategický workshop. Chcem, aby majiteľ odprezentoval konkrétne ciele svojim tímom. Oni zase povedia, ako na to nadväzujú ich tímové a individuálne ciele, nech to všetko pekne spolu hrá. To, že sú tam všetci spolu, počujú sa, môžu diskutovať o problémoch, ktoré by im bránili ciele naplniť, je veľmi užitočné. Takéto stretnutia odporúčam aspoň raz ročne pre každú aj tú najmenšiu firmu. Lebo práve v malých či stredných firmách si nemôžeme dovoliť, aby čo i len jeden zamestnanec robil veci inak než tak, aby pomáhal firme dosiahnuť jej ciele. Samozrejme firma a zamestnanec musia byť zosúladení aj v hodnotách.
16. Na začiatku si spomínala slobodnú a efektívnu firmu. Čo to pre teba znamená?
Rozprávala som o tom už veľa, takže jednou vetou: Stabilná firma, ktorá vie prečo existuje, vie čo robí, ako to robí, odráža vždy hodnoty, ktorým verí a v dôsledku toho sa v nej všetci cítia slobodne, bezpečne a zmysluplne.
17. Čo by si odkázala našim poslucháčom v súvislosti s marketingom?
Robte marketing tak, aby bol váš, odrážal to, prečo firma existuje, a ako slúži ľuďom.
Levosphere: Sonička, ďakujeme za rozhovor. 🙂 Nech sa ti darí a nech aj naďalej pomáhaš vniesť slobodu do firiem, aby ich fungovanie bolo efektívnejšie.
Ak chcete zjednodušiť fungovanie firmy vďaka zmapovaným biznis procesom, napíšte mi. Veľmi rada vám s tým pomôžem.