rastu?
Rozhýbte svoje procesy!
Som presvedčená, že ak vo firmách zjednodušíme ich fungovanie, podnikatelia pocítia slobodu a rozhýbu svoj biznis tým správnym smerom.
rastu?
Rozhýbte svoje procesy!
Som presvedčená, že ak vo firmách zjednodušíme ich fungovanie, podnikatelia pocítia slobodu a rozhýbu svoj biznis tým správnym smerom.
Audit a nastavenie biznis procesov
Čo často zažíva majiteľ malej či strednej firmy?
- Ľudia vo firme sú preťažení, čo dlhodobo vedie k frustrácii, zníženiu výkonu a odchodu zamestnancov
- Chýba prehľadný biznis model – NIE je jasné čo nám prináša zisk a čo nie
- Procesy majú množstvo výnimiek a tie NIE sú zohľadnené v cene výrobku či služby (predávajú s nižším ziskom, ako by naozaj chceli)
- Cenotvorba je nesprávna, nekompletná alebo úplne chýba
- Nevyužíva sa potenciál ľudí – robia hlavne rutinnú prácu, ktorá nezodpovedá ich schopnostiam ani platu
- Nie je možné okamžite povedať, kde a koľko investovať (technologicky, personálne, materiálne) tak, aby bola zabezpečená návratnosť investície
- Systém práce je nekonzistentný – „každý to robí inak“ (teda aj za iné náklady)
- Nič sa nemeria (ani výkonnosť, ani financie)
- Zamestnanci ani majiteľ nevyužívajú dostupné know-how (vlastné, externé)
- Nie je jasné, ktoré zdroje sú efektívne využité, a kde sa plytvá
- Vo firme vládne chaos a výsledkom sú chyby a plytvanie
Ako sa to prejavuje dlhodobo?
K zvyšujúcim sa nákladom sa často pridruží vysoká komplexnosť či dokonca chaos vo firme. A vy cítite, ako stúpa náročnosť vedenia takejto firmy. Vzniká veľký tlak na odstránenie chýb, zníženie plytvania a zvýšenie celkovej efektivity a prehľadnosti vo firme.
Preto odporúčam hľadať:
- praktické riešenia, ktoré budú zrozumiteľné a realizovateľné s vaším súčasným tímom,
- individuálny prístup, spoľahlivosť, odbornosť a konkrétne riešenia, ako stabilizovať, nastaviť a viesť firmu ďalej efektívnejšie,
- riešenie, ktoré vám poskytne o vašom podnikaní maximum informácii, aby ste mohli flexibilne reagovať na dynamický trh.
Pomôže vám
Audit biznis procesov
Zmapovať tiež všetky výnimky zo štandardných činností, ktoré vás oberajú o čas a o zisk. A nastaviť procesy nanovo tak, aby fungovali efektívne a bez chýb.
Ak rozoberieme vaše biznis procesy na menšie časti, budeme vedieť:
za aké náklady produkt či službu vytvoríte
v akej kvalite produkt či službu vytvoríte
ako rýchlo produkt či službu vytvoríte
či pri tvorení plytváte časom a inými zdrojmi
za aké náklady zákazku získate
čo by ste mali robiť inak, aby ste zákazku získali
čo máte merať, aby ste vedeli v čom sa môžete zlepšiť, aby ste službu či produkt vytvorili kvalitnejšie, rýchlejšie a za optimálne náklady
v ktorom mieste procesu máte problémy s kapacitou (to sú úzke miesta)
v ktorom mieste procesu vznikajú chyby alebo je vysoké riziko vzniku chýb (to sú kritické miesta)
prečo sa vám vyskytujú reklamácie a kde v procese je miesto, kde dôjde k chybe, ktorá ju spôsobí
…a mnoho ďalších.
Prečo Audit biznis procesov?
Biznis procesy existujú a prebiehajú v každej, aj tej najmenšej firme. Nemôžeme si vybrať. Sú tam, aj keď je to firma len o 1 človeku. Proces je súbor činností, vďaka ktorým premieňame naše zdroje (materiál, čas, peniaze, know-how…) na výsledky. V konečnom dôsledku na produkt či službu, ktorú predávame zákazníkovi. Tie výsledky chceme produkovať za optimálne náklady a v maximálnej možnej kvalite.
Avšak výsledky biznis procesov ako aj ich priebeh, závisia na tom, či ich máme pod kontrolou my alebo majú oni pod kontrolou nás. Mať biznis procesy pod kontrolou znamená, vedieť presne:
- Kto činnosť vykonáva (kompetencia)
- Kde sa činnosť vykonáva (ERP systém, iný nástroj napr. Excel, manuálna činnosť…)
- Aký je výsledok činnosti (napr. aktualizácia stavu objednávky, zákazky, cenovej ponuky, progres vo výrobnej fáze, rozhodnutie na základe vopred známych kritérií)
- Kedy sa činnosť vykonáva (okamžite alebo na niečo čaká?)
- Ako sa činnosti vykonávajú (mať jasno aj o úroveň nižšie v pracovných manuáloch a inštrukciách)
Ja preto odporúčam, aby ste biznis procesy mapovali do vývojový diagramov (flow charts), ktoré vám poskytnú komplexné zrkadlo a odpovedia na všetky otázky, ktoré vás v podnikaní trápia.
V čom konkrétne vám vývojový diagram (mapa) procesu pomôže:
- budete v ruke držať nástroj neustáleho zlepšovania sa
- uvidíte kde vznikajú chyby
- bude jasné, kde sa plytvá a ľahko plytvanie odstránite
- bude zrejmé, čo všetko vstupuje do ceny vašich produktov a služieb a budete si môcť cenotvorbu pravidelne kontrolovať
- ľahko identifikujete, kto je preťažený a kto má voľnú kapacitu
- bude jednoduché určiť, čo automatizovať, či kam investovať
- budete dôverovať svojim rozhodnutiam
- s prehľadom zistíte, čo treba merať (KPIs), aby ste svojmu biznisu lepšie rozumeli a mali dáta na proaktívne rozhodovanie
- pre svojich zamestnancov vytvoríte transparentné prostredie, budú vedieť, prečo každú činnosť robia, a prečo takto
- zaúčanie ľudí bude jednoduché a rýchle
- know-how, ktoré ste roky budovali, sa uchová vo firme a neodíde spolu so zamestnancom
- budujete dôveryhodné vzťahy navonok a dovnútra
- cítite sa slobodne, lebo sa nemusíte obávať ako to dopadne
Rozhýb biznis
VALUE STREAM MAPPING a počas mapovania sa pýtam:
Rozhýb biznis
VALUE STREAM MAPPING a počas mapovania sa pýtam:
Som jedinečná v tom, že biznis proces kreslím priamo pred vami. Vy vidíte, ako premýšľam, a čo z toho vytvorím. To naštartuje aj u vás efektívny proces premýšľania a hlbokej práce, ktorým vás prevediem. Stretnutie aktívne facilitujem. Kladiem otázky, ktoré nám pomôžu nielen nakresliť vývojový diagram, ale počas ktorého zažijete veľmi jedinečný a užitočný proces:
- vyjasňovania „šedých“ miest a medzier v porozumení tomu, ako činnosti vo firme fungujú a prečo
- určovania toho, čo dnes nemeriame, ale chceme či musíme, aby sme sa o procese dozvedeli viac
- kde nám chýba pracovná inštrukcia alebo check-list
- vyjasnia sa kompetencie a nastavíme jasné hranice zodpovednosti
- určíme, kde sa dejú chyby, a kde vznikajú riziká chýb a nastavíme plán na ich odstránenie alebo minimalizáciu
- určíme, kde sú úzke miesta a teda miesto či človek sú preťažení a my plytváme časom a inými zdrojmi
- vzniká porozumenie nadväznosti činností a procesov vo firme, teda vieme, prečo to robíme, aký zámer chceme dosiahnuť, a ako kvalita a správne načasovanie našej činnosti ovplyvní priebeh a výsledok procesu alebo činnosť niekoho iného
Jednoduchá „road mapa“ spolupráce:
Počet hodín mapovania procesu závisí od jeho komplexnosti, počtu krokov, množstva identifikovaných úzkych a kritických miest, ktoré treba popísať, množstva šedých miest, ktoré si bude musieť tím za pomoci mentora vyjasniť. Preto nie je možné vopred určiť definitívny počet hodín/dní mapovania 1 procesu.
Odporúčanie: Ideálne je zmapovať všetky hlavné procesy, ktorých je zvyčajne 4-6. Tak aby ste získali procesný prehľad o celej firme a mohli procesné riadenie uplatniť všade.
Ako bude prebiehať mapovanie biznis procesu u vás:
Vývojový diagram kreslím a tvorím priamo pred vami (zdieľam obrazovku ideálne cez TV alebo projektor).
Facilitujem mentoring stretnutie otázkami smerujúcimi k odhaleniu problémových miest.
Okrem samotného vývojového diagramu procesu (biele políčka) zapisujem aj identifikované úzke hrdlá a kritické miesta procesu a k nim vždy spoločne vytvoríme aj ďalší krok, ktorý nás v riešení posunie ďalej alebo problém úplne vyrieši (červené elipsy).
Tieto nazývam akčné kroky k zmene – je identifikované čo, kto urobí, dokedy (robíme ich vždy s ohľadom na vaše dlhodobé a krátkodobé biznis ciele).
Celý tím má možnosť absorbovať moje know-how.
Proces máte k dispozícii ihneď aj so zoznamom akčných krokov, stačí ich prekopírovať do nástroja na manažovanie úloh a začať realizovať.
Čo je výstupom mapovania biznis procesu:
- Vývojový diagram zmapovaného procesu
- Akčné kroky k zmene a vyriešeniu úzkych hrdiel, kritických miest
- Zoznam toho, čo treba odmerať (KPIs), aby sme sa o činnosti dozvedeli viac a mohli sa tak lepšie rozhodnúť
- Máme jasno, ktoré ďalšie procesy vo firme zmapujeme
- Dohoda, ako bude vyzerať moja dlhodobá podpora pri implementovaní zmien, ktoré sme zadefinovali (komplexné problémy si vyžadujú viackrokové zmeny)
Prečo ja:
- mojou silnou stránkou sú exekutívne talenty (podľa Gallup Strenght finder testu), teda viem ísť do hĺbky a rozbiť veci na drobné a poskladať znovu tak, aby fungovali lepšie
- rovnako vo Wealth Dynamics teste kde som profil LORD – ktorý vie AKO (systém, detaily, poriadok, štruktúra, spájanie info, schopnosť vysvetľovať, predikcie a analýzy)
- vy máte špecifické know-how z odvetvia, v ktorom podnikáte a ja vám pomôžem využiť nadhľad na porozumenie hlbším súvislostiam
- problémy sú skryté v hĺbke a preto využívam metódu value stream mapping, aby sme ich odhalili
- poskytujem dlhodobú podporu pri implementácii formou biznis mentoringu
„Moja vášeň a zručnosť tvoriť jednoduché a jedinečné na mieru šité riešenia, znižuje stres z podnikania a prináša klientovi slobodu, radosť z výsledkov a páku na strategické aj každodenné rozhodnutia.“
Čo vám umožnia optimálne a efektívne nastavené biznis procesy?
Zažijete pocit slobody vo vlastnej firme.
Viete, že každé vaše rozhodnutie je založené na faktoch a číslach, namiesto domnienok. A to sa ukáže na očakávanom efekte každého vášho rozhodnutia.
Ste si istí, že sa o hroziacich problémoch a stratách dozviete vopred, a nie až potom, ako sa stanú skutočnosťou.
„Efektívna a slobodná firma rozumie svojim procesom.
Jej pracovníci majú rozdelené kompetencie, definované ciele a ich meranie. Zamestnanci vedia prečo robia pre túto spoločnosť a čo tým získajú pre seba. Rozumejú kam smerujú a zostáva im dostatok času na vízie a spoločné chvíle. Cítia sa slobodne.“
Dlhodobý mentoring – zmeny a riešenia vám pomôžem implementovať do praxe
Príklady z praxe:
Často, keď mapujeme procesy vo firme a sedí tam majiteľ, tak je prekvapený: „Takto sa to u mňa vo firme robí? Prečo? Odkedy?“ To ho vystraší, lebo vie, že rátal vo svojich kalkuláciách a rozhodnutiach s úplne inými procesmi.
Keď vedia, čo tvorí ich náklady – aké zložky a v akej hodnote, vedia ich efektívne nastaviť. Pretože každá činnosť v procese je nákladovou položkou – časovou, materiálovou, finančnou, inou.
Ďalším častým príkladom je, že sa firma rozhodne investovať do informačného systému. To je skvelé rozhodnutie v prípade, že presne vieme pomenovať biznis požiadavky, ktoré na IS máme. Pretože inak budeme mať za drahé peniaze implementované niečo, čo ľudia nebudú používať, lebo to zdržuje, nerobí to to, čo potrebujú pre biznis. Takže investícia je márna a peniaze idú rovno do koša.
Preto najskôr podrobne mapujem s klientom prečo IS potrebujú, ako ho budú využívať a čo má byť merateľným výsledkom jeho zavedenia.
Skúsenosti ľudí s Auditom a nastavením biznis procesov
Naša spoločnosť, ktorá medziročne dosahuje vysoký rast, musí riešiť otázku mapovania procesov, aby každý v spoločnosti vedel, aká je jeho úloha v kontexte smerovania a cieľov.
Dnes sú procesy komplikované, veľké a venuje sa im množstvo zamestnancov. Bez toho, aby vám Soňa Ondrejková pomohla v procesoch upratať, nemáte šancu rast udržať.
Spoločnosť s rýchlym rastom musí robiť rozhodnutia rýchlejšie ako korporácia, ale s objemom obchodu ako korporácia. Vďaka tomu sa vie presadiť oproti silnej konkurencii. Spôsob rozhodovania o zmenách a ich dopadoch vďaka procesnej analýze bude jednoduchší a tím zmenu rýchlejšie akceptuje a zrealizuje. Je to prvý a základný krok k skracovaniu a zefektívneniu procesov. Pre prípadne ďašie rozhodovanie o investíciách do inovácii, ktoré prinášajú ich merateľnú návratnosť je procesná analýza základom.
Soňu Ondrejkovú odporúčame každému, kto si prechádza podobným príbehom ako naša spoločnosť.
Ďalšie referencie nájdete tu >>>
Rozhýbte svoje procesy!
Od „preťaženej a chaotickej spoločnosti“
ku slobodnej a efektívnej firme.