Ak nepoznáte, ako prebiehajú firemné procesy, neviete kvôli akým chybám zlyhávate, a kde máte úzke miesta, prichádzate o peniaze. Preto je dôležité mapovanie biznis procesov, pri ktorom:
- identifikujete slabé a úzke miesta vašich činností,
- presne pomenujete a lokalizujete chyby,
- nanovo vyskladáte optimálny systém, aby ste v ňom mali organizačný a finančný prehľad (čo sa deje s každým eurom vo firme a čo všetko vám v biznise prináša).
V 1. časti článku som hovorila o chybách, ktoré podnikatelia berú ako prirodzenú súčasť podnikania. Dnes vám ukážem, ako ich môžete riešiť a zlepšiť tým fungovanie vašej firmy.
Chýba spôsob označenia vybavených/nevybavených objednávok
Vždy musí byť jasné, v akej fáze vybavenia sa nachádzajú vaše objednávky. Či už používate manuálny systém alebo nejaký spôsob automatizácie. Na tento účel môžete použiť napr. číselnú škálu.
Objednávka:
0 – prijatá,
1 – vybavuje sa,
2 – čaká na chýbajúci produkt,
3 – pripravená na expedíciu,
4 – u prepravcu,
5 – doručená.
Dôležité je, aby stav objednávky bol jednoznačný a raz zvolené označovanie ste konzistentne dodržiavali. Niektoré účtovnícke systémy majú vlastné škály. Využite ich a robte si aj reporty, ktoré vám pomôžu sledovať stav vašich objednávok v reálnom čase.
Obrovská prácnosť pri vybavení objednávky
Hľadanie tovaru na sklade neprispieva k rýchlemu vybaveniu objednávky. Preto si vytvorte systém, vďaka ktorému budete presne vedieť, kde sa tovar nachádza.
Ak máte regály, označte ich číslom a písmenom. Číslo je poradové číslo regála v rade a písmeno označí presnú lokáciu. Navyše logika abecedy vás nepustí a aj bez automatizácie budete približne vedieť, kam máte zamieriť, a kde máte hľadať.
Na začiatok regálov môžete umiestniť zoznam tovarov, prípadne v prehľadnej tabuľke vytvoriť katalóg produktov, ak ste jednému produktu určili pevnú skladovú lokáciu.
Ideálne je mať online záznam v skladovom systéme alebo aspoň xls tabuľku o stave zásob a ich umiestnení. Záznam v systéme musí sedieť s realitou, preto v pravidelných intervaloch spravte inventúru skladu.
Majiteľ zabíja všetok svoj čas operatívou
Majiteľ je hlavou celej firmy, ktorá musí premýšľať, nielen vykonávať rutinné činnosti. Preto si nájdite čas, aby ste mohli pravidelne premýšľať nad tým:
- Kam vaša firma smeruje, aké sú jej krátkodobé a dlhodobé ciele?
- Prečo vaša firma existuje, či a ako napĺňa svoje poslanie?
- Ktoré činnosti vašej firmy sú kľúčové, a ako ich meriate?
- Funguje vaša firma efektívne? Ak áno, ako to viete?
Hoci je operatívna činnosť dôležitá, neprináša pridanú hodnotu. Ste jediný, kto vytvára stratégiu a víziu firmy. Nikto iný to za vás neurobí. Tak na to nezabúdajte.
Chybný cash flow
Ak nefunguje cash-flow, v dlhodobom meradle nefunguje ani firma. Nie ste schopný splácať svoje záväzky, vyplácať mzdy či operatívne fungovať.
Cash-flow treba správne naplánovať, aj ho denne sledovať v reálnom čase. Ak vám to neumožňujú vaše systémy či proces nastavený s účtovníkom, využite vlastnú tabuľku. K dispozícii by ste mali mať tieto údaje:
- Aké príjmy/výnosy sú splatné v daný deň?
- Aké výdavky/záväzky sú splatné v daný deň?
- Je cash-flow vyrovnaný?
- Je nastavený tak, aby ste v čase vyplácania miezd mali dostatok peňazí (klienti vám uhradili svoje záväzky) a boli tak spoľahlivým zamestnávateľom?
- Ak nie, aké opatrenia potrebujete prijať, aby sa to zmenilo?
Podnikať je veľká zodpovednosť voči sebe, aj svojej rodine. Podnikateľ častokrát nevie, či výsledok jeho snaženia je v maximálnej kvalite za minimálne možné náklady.
Mapovanie biznis procesov a ich optimalizácia sú prvým krokom k tomu, aby ste mali vo firme prehľad, vedeli robiť zodpovedné a zmysluplné rozhodnutia založené na číslach a faktoch.
Na konferencii CREATIVE summit & EXPO som sa zamerala na to, ako využiť zmapované a nastavené procesy pre optimálnu cenotvorbu, nastavenie zmysluplných KPIs (Key Performance Indicators), plánovanie investícií či zlepšovanie kvality pre zákazníka.
Vďaka zmapovaným a optimalizovaným procesom získate jedinečný prehľad o svojej firme. Budete spokojne spávať, pretože vás neprekvapia náhle výkyvy cash-flow. Nový zamestnanec či brigádnik bude jasne vedieť, čo a kedy má robiť, aby do procesu čo najrýchlejšie zapadol.
A tiež získate flexibilitu, pretože budete vedieť pozitívne zmeny vo firme plánovať, merať a vyhodnocovať. Takýto systematický prístup vám pomôže neustále sa zlepšovať a udržať si miesto vo vysoko konkurenčnom prostredí.
Verím, že mapovanie biznis procesov a jeho výhody nikoho nenechajú ľahostajným a s radosťou sa do toho pustíte. Ak s tým potrebujete pomôcť, pokojne mi napíšte.