Mapovanie biznis procesov: Aj malým firmám šetrí veľké peniaze (2. časť)

Treba mať jasno v tom čo robíte, a ako to robíte. Jedine vtedy dokážete presne identifikovať miesta pre nevyhnutnú zmenu.

Ak nepoznáte, ako prebiehajú firemné procesy, neviete kvôli akým chybám zlyhávate, a kde máte úzke miesta, prichádzate o peniaze.

Preto je potrebné zmapovať a nanovo nastaviť všetky procesy. Je nevyhnutné:

  • identifikovať slabé a úzke miesta vašich činností,
  • presne pomenovať a lokalizovať chyby,
  • nanovo vyskladať optimálny systém, aby ste v ňom mali organizačný a finančný prehľad (čo sa deje s každým eurom vo firme a čo všetko vám v biznise prináša).

V 1. časti článku som hovorila o chybách, ktoré podnikatelia berú ako prirodzenú súčasť podnikania. Dnes vám ukážem, ako ich môžete riešiť a zlepšiť tým fungovanie vašej firmy.

Chýba spôsob označenia vybavených / nevybavených objednávok

Vždy musí byť jasné, v akej fáze vybavenia sa nachádzajú vaše objednávky. Či už používate manuálny systém alebo nejaký spôsob automatizácie. Na tento účel môžete použiť napr. číselnú škálu.

mapovanie biznis procesov e-shopObjednávka:

0 – prijatá,
1 – vybavuje sa,
2 – čaká na chýbajúci produkt,
3 – pripravená na expedíciu,
4 – u prepravcu,
5 – doručená.

Dôležité je, aby stav objednávky bol jednoznačný a raz zvolené označovanie ste konzistentne dodržiavali. Niektoré účtovnícke systémy majú vlastné škály. Využite ich a robte si aj reporty, ktoré vám pomôžu sledovať stav vašich objednávok v reálnom čase.

Obrovská prácnosť pri vybavení objednávky

Hľadanie tovaru na sklade neprispieva k rýchlemu vybaveniu objednávky. Preto si vytvorte systém, vďaka ktorému budete presne vedieť, kde sa tovar nachádza.

Ak máte regály, označte ich číslom a písmenom. Číslo je poradové číslo regála v rade a písmeno označí presnú lokáciu. Navyše logika abecedy vás nepustí a aj bez automatizácie budete približne vedieť, kam máte zamieriť, a kde máte hľadať.

Na začiatok regálov môžete umiestniť zoznam tovarov, prípadne v prehľadnej tabuľke vytvoriť katalóg produktov, ak ste jednému produktu určili pevnú skladovú lokáciu.

Ideálne je mať online záznam v skladovom systéme alebo aspoň xls tabuľku o stave zásob a ich umiestnení. Záznam v systéme musí sedieť s realitou, preto v pravidelných intervaloch spravte inventúru skladu.

Majiteľ zabíja všetok svoj čas operatívou

mapovanie biznis procesov e-shopMajiteľ je hlavou celej firmy, ktorá musí premýšľať, nielen vykonávať rutinné činnosti. Preto si nájdite čas, aby ste mohli pravidelne premýšľať nad tým:

  • Kam vaša firma smeruje, aké sú jej krátkodobé a dlhodobé ciele?
  • Prečo vaša firma existuje, či a ako napĺňa svoje poslanie?
  • Ktoré činnosti vašej firmy sú kľúčové, a ako ich meriate?
  • Funguje vaša firma efektívne? Ak áno, ako to viete?

Hoci je operatívna činnosť dôležitá, neprináša pridanú hodnotu. Ste jediný, kto vytvára stratégiu a víziu firmy. Nikto iný to za vás neurobí. Tak na to nezabúdajte.

Chybný cash flow

Ak nefunguje cash-flow, v dlhodobom meradle nefunguje ani firma. Nie ste schopný splácať svoje záväzky, vyplácať mzdy či operatívne fungovať.

Cash-flow treba správne naplánovať, aj ho denne sledovať v reálnom čase. Ak vám to neumožňujú vaše systémy či proces nastavený s účtovníkom, využite vlastnú tabuľku. K dispozícii by ste mali mať tieto údaje:

  • Aké príjmy / výnosy sú splatné v daný deň?
  • Aké výdavky / záväzky sú splatné v daný deň?
  • Je cash-flow vyrovnaný?
  • Je nastavený tak, aby ste v čase vyplácania miezd mali dostatok peňazí (klienti vám uhradili svoje záväzky) a boli tak spoľahlivým zamestnávateľom?
  • Ak nie, aké opatrenia potrebujete prijať, aby sa to zmenilo?

Podnikať je veľká zodpovednosť voči sebe, aj svojej rodine. Podnikateľ často krát nevie, či výsledok jeho snaženia je v maximálnej kvalite za minimálne možné náklady.

Zmapované a optimalizované procesy sú prvým krokom k tomu, aby ste mali vo firme prehľad, vedeli robiť zodpovedné a zmysluplné rozhodnutia založené na číslach a faktoch.

Na konferencii CREATIVE summit & EXPO som sa zamerala na to, ako využiť zmapované a nastavené procesy pre optimálnu cenotvorbu, nastavenie zmysluplných KPIs (Key Performance Indicators), plánovanie investícií či zlepšovanie kvality pre zákazníka.

Vďaka zmapovaným a optimalizovaným procesom získate jedinečný prehľad o svojej firme. Budete spokojne spávať, pretože vás neprekvapia náhle výkyvy cash-flow. Nový zamestnanec či brigádnik bude jasne vedieť, čo a kedy má robiť, aby do procesu čo najrýchlejšie zapadol.

A tiež získate flexibilitu, pretože budete vedieť pozitívne zmeny vo firme plánovať, merať a vyhodnocovať. Takýto systematický prístup vám pomôže neustále sa zlepšovať a udržať si miesto vo vysoko konkurenčnom prostredí.

Verím, že výhody mapovania biznis procesu nikoho nenechajú ľahostajným a s radosťou sa do toho pustíte. Ak s tým potrebujete pomôcť, pokojne mi napíšte.

Verím, že podnikanie prináša do života slobodu a tým mu dáva väčší zmysel. Preto inšpirujem ľudí a tvorím komunitu podnikateľov, ktorí s vášňou napĺňajú svoje poslanie. Toto je Slovensko, na ktorom chcem žiť.

Pomáham ľuďom premeniť ich nápad a nadšenie na úspešné a fungujúce podnikanie. Malým a stredným podnikateľom ukazujem jednoduché a účelné riešenia, ako čo najlepšie dosiahnuť vlastné biznis ciele.

Komentáre

Pridať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Vaše osobné údaje budú použité pre účel spracovania tohto komentára.